Tel  : 03124406355

Toplantı Hazırlama ve Planlama

Başlangıç  >>  DUYURULAR  >>  Toplantı Hazırlama ve Planlama

Toplantı Hazırlama ve Planlama

   DUYURULAR ,,,   Ocak 12, 2015  Toplantı Hazırlama ve Planlama için yorumlar kapalı

TOPLANTI HAZIRLAMA VE PLANLAMA TEKNİKLERİ

ANKARA – İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü’nün yazısına göre;
Toplantı insanların iletişimlerini sağladıkları ortak yöntemlerden biri olup bir gündem üzerinde görüşmek amacıyla ilgililerin katılmasıyla yapılır. Toplantı fikrinin ortaya çıkması bir sorunun varlığını gösterir. Bu sorun veya konu gündemi oluşturur ve ilk olarak gündem belirlenir. Daha sonra ilgili kişiler saptanır ve yapılan toplantı ile konu görüşülür.

Yapılan toplantılarda iki nokta önemli ve dikkat çekicidir: Birincisi, ilgililer toplantı dışında, iletişim kanallarını, yeterince kullanmamaktadır. İkincisi toplantı gündemlerinin belirlenmesi, zamanlanması, katılımcıların belirlenmesi, toplantının verimli geçmesi ve toplantı sonuçlarının izlenmesi ve diğer ilgililere iletilmesi süreçlerinde aksaklıklar olmasıdır. Kurallara uygun yapılan toplantılarda alınan kararların yaşama geçirilebilir olması, uygulama takviminin, sorumlularının ve izleme/değerlendirme süreçlerinin iyi bir şekilde belirlenmesi aynı konuda aynı kişilerle bir tekrar toplantısını gereksiz kılacaktır.

I.   ÖN TOPLANTI
Toplantı kararının alınması, konunun ve sınırlarının belirlenmesi gereklidir. Toplantı ile elde edilmesi beklenen çıktıların belirlenmesi, toplantı kararının alınmasının hemen ardından yapılmalıdır. Toplantı hazırlıklarını yürütecek olan sorumluların (merkez grubun) belirlenmesi ön toplantı sırasında yapılmalıdır. Toplantı tipine karar verilmesi ile hazırlıkların nasıl yapılacağı, yer seçimi, araç gereçlerin belirlenmesi gibi konularda net çalışmaların yapılmasını sağlayacaktır.   Katılımcıların   belirlenmesinde  en   önemli   ölçüt   beklenen   çıktıların   elde edilmesine yapacakları katkı ve konuya ilgileridir. Toplantı yerinin belirlenmesinde maliyet ve finansman sınırlayıcıdır.

II.  TOPLANTI HAZIRLIKLARI
Ön toplantıdan sonra hazırlıklar, merkez grup tarafından ana başlıklar halinde belirlenir.
Bunlar;
A.  Toplantı programının hazırlanması,
B.  Katılımcılar ve uzmanların belirlenmesi, C.  Onay ve davet yazılarının yazılması,
D.  Toplantı yerinin belirlenmesi ve hazırlanması,
E.  Toplantıda kullanılacak araç ve gerecin belirlenmesi, F.  Formlar ve kontrol listelerinin hazırlanması,
G.  Toplantıya katılacaklara verilecek dokümanların hazırlanması, H.  Toplantıya katılanların karşılanması ve yerleştirilmesi.

Merkez grup ekip çalışması anlayışı içinde ana başlıklarla ilgili görev paylaşımında bulunur. Toplantı hazırlıklarını uygulamak için sorumlular üstlendikleri faaliyetleri eksiksiz ve zamanında yapmalıdır. Ekibin ortak çalışması sonucu hazırlıklar bir eylem programına dönüştürülür ve toplantı hazırlık genel kontrol listesi hazırlanır.

III.   KATILIMCILARIN BELİRLENMESİ:
Mümkünse öngörüşme yapılarak saptanmalı, bu olanak yoksa zaman kısıtlı ise katılımcı
niteliği belirtilerek kurumlarından belirlemeleri istenmelidir. İsim onayı alındıktan sonra isim davet yazısı gönderilir.

IV.   TOPLANTIDA KULLANILACAK ARAÇ VE GEREÇLERİN BELİRLENMESİ
Toplantıda kullanılacak araç gerecin çeşidi ve sayısı toplantının tipine ve katılımcı
sayısına göre değişebilir. Toplantı tipine karar verildikten ve katılımcı sayısı belirlendikten

sonra saptanır. Özellikle katılımcılara verilecek ve geri alınmayacak kalem, defter, çanta gibi malzeme satın alınmalıdır. Demirbaş niteliği taşıyan ve başka toplantılarda da kullanılacak olan flip chart, slayt makinesi, tepegöz gibi araçlar ya kurumda veya toplantı yerinde her zaman bulunmalıdır.

V.   TOPLANTI YERİNİN BELİRLENMESİ
Bir toplantı organizasyonunda en önemli noktalardan biri de toplantı yerinin
belirlenmesidir seçimde ölçütler şöyle sıralanabilir:

A. Maliyet
B. Ulaşım
C. Katılımcı sayısı
D. Toplantı süresi
E. Toplantı tipi
F. Konaklama
G. Toplantı araları
H. Yemek
I. Fizik mekanlar ve donanım
J. Sosyal olanaklar

Maliyet:

Bunlardan en önemli ölçüt toplantı boyunca yapılacak harcamaları karşılamak üzere sahip olunan bütçedir. Eğer kısıtlı bir bütçe var ise, kamu kurum ve kuruluşlarına ait misafirhanelerden faydalanma yoluna gidilebilir. Bütçe yeterli ise otel ve benzeri yerlerde seçilebilir. Bu tür yerler bir çok açıdan daha donanımlı ve konforludur.

Ulaşım:
Toplantı yeri seçimi ulaşım açısından önem taşır. Katılımcılar ulaşım alternatiflerine sahip
olmalıdırlar. Değişik şehirlerden katılanların ulaşımı ve dolayısı ile konaklaması önem taşır.
Katılımcı sayısı:
Seçilecek toplantı yerinin konaklama, yemek vb. günlük ihtiyaçları sayısal olarak karşılayabilecek  olanaklara  sahip  olmasının  yanısıra,  toplantı  salonu  veya  odaları  gibi yeterli fizik mekanlara da sahip olması gerekir. Organizasyonda bu aşamalarda yapılacak hatalar toplantı çıktısından beklenenlerin karşılanmamasına neden olur. Bireysel ve grup çalışmaları yapabilmek için 6-10 kişi arası grup oluşturulmalıdır. Bunun içinde yeterli büyüklükte bir toplantı salonuna ihtiyaç olacaktır.
Toplantı süresi:
Planlanan toplantının süresi birkaç açıdan rol oynayacaktır. Bunların en başında geleni ise toplantı maliyetini etkilemesidir. Çünkü uzun bir toplantının maliyeti doğal olarak pahalı olacaktır. Yine toplantı süresi uzun ise katılımcılar sıkılabilir ve motivasyonları düşebilir. Bu riski en aza indirgemek için toplantılar dinamik ve katılımcıların aktif katılımlarını sağlayacak şekilde planlanmalıdır.
Toplantı Tipi:
Toplantı   tipi   seçilecek   toplantı   yerini   doğrudan   etkileyecek  bir   etkendir.  Örneğin düzenlenen  toplantı  kongre,  sempozyum  veya  çeşitli  gruplara  ayrılan  workshop  tipine uygun ise, bir çok küçük salon gerekecektir.
Konaklama:
Konaklamalı bir toplantı ise konak yerinin mümkün olduğunca toplantı mekanına yakınolmasına özen gösterilmelidir, eğer bu mümkün değilse toplantı yeri ile konaklama yeri arasında ulaşımı sağlamak yarar  sağlar. Bu katılımcıların ulaşımdan dolayı geç gelmelerini önleyeceği gibi ortak konaklama eğitim dışında katılımcıların birarada olmasını sağlar.
Yemek ve toplantı araları:
Toplantı  yerinin  temel  ihtiyaçlarından  birisi  de  yemektir,  özellikle  yemek  saatlerinin

belirtilmesi önemlidir. Kalabalık grupların katılacağı toplantılarda özellikle önem taşıyan aralarda  verilecek  çay,  kahve  molalarıdır.  Bu  psikolojik  bir  rahatlama  sağlayacaktır. Önceden tanışmayan katılımcıların kaynaşmasını, eğitimcilerle katılımcıların dialogunu sağlayacaktır.
Fizik mekanlar ve donanım:
Genel  anlamda  toplantıların  yapılacağı  salonlar,  yemek  salonları,  odalar,  çay,  kahve
aralarının verileceği yerler katılımcı sayısına uygun kapasitede, aydınlık, havalandırma, ısıtma ve soğutma olanaklarına sahip, gerektiğinde karartılabilecek, temiz olma özellikleri taşımalıdır.
Toplantılar boyunca ihtiyaç duyulacak her türlü malzeme donanımı önceden planlanmalı ve mümkünse hazır bulundurulmalıdır. Tüm bu donanım yer seçilmeden önce araştırılmalıdır.
Ses düzeni herkesin konuşulanları kolayca duyabileceği bir şekilde ayarlanmalı bunun yanı sıra perde veya sahneyi herkesin görebileceği bir yerleştirme sağlanmalıdır.

VI.   BÜTÇENİN HAZIRLANMASI
Bir toplantının kesin bütçesinin hazırlanabilmesi için yapılacak her türlü harcamanın
tüm ayrıntıları ile belirlenmesi gerekir. Bu harcamaların miktarı, katılımcıların sayısı, katılımcıların konaklama biçimi, toplantı süresi ve yeri gibi belirleyici etkenlere bağlıdır. Bir bütçenin açık vermemesi ya da ihtiyaçtan fazla olarak belirlenmemesi için tüm bu ihtiyaçların en ince ayrıntılarıyla saptanması gerekir. Tüm bu ince hesaplamalara karşın her türlü ortaya çıkabilecek beklenmeyen harcamalar için bir miktar para ayrılmalıdır.

VII.   ONAY VE DAVET YAZILARININ HAZIRLANMASI
Onaylar genel olarak iki başlık altında toplanabilir. Bunlardan birincisi organizasyonu
bütün olarak tanımlayan toplantı onayıdır. İkinci onay ise katılımcı onayıdır. Toplantı onayı , toplantının yapılabilmesini sağlamak için alınan makam onayıdır. Bu onay; toplantının konusunu, kimin tarafından ve kiminle birlikte düzenleneceğini, amacını, tarihini, süresini, yerini, bütçesini, harcama kalemini, kimlerin katılacağını, katılımcı sayısını, kısacası planlanan herşeyi tanımlamalıdır. Katılımcı onayında dikkat edilmesi gereken önemli noktalar vardır. Bunlardan en önemlisi katılımcıların yolluk ve harcırahlarının hangi harcama kaleminden karşılanacağının ve ödemelerinin nereden yapılacağının mutlaka belirtilmesidir.
Davet  yazıları  eğer  katılımcı  herhangi  bir  kurumun  personeliyse  mutlaka  kurumu aracılığı ile gönderilmelidir. Çünkü bu davet yazısı diğer bir anlamıyla katılımcının kurumu tarafından toplantıya görevlendirilmesinin istenmesi anlamındadır. Davet yazısında tüm ayrıntıları  ile  toplantının  konusu,  amacı,  yeri,  tarihi,  süresi,  katılımcının  ulaşımını  hangi araçlarla sağlayacağı, yolluk ve harcırahını hangi harcama kaleminden ve nereden alacağı gibi bilgilere yer verilmelidir.

VIII.   TOPLANTININ DEĞERLENDİRİLMESİ
Toplantının  sonunda  toplantı  genel  değerlendirme  formu  katılımcılara  doldurtulur.
Kapanış konuşmaları ile toplantı bitirilir. Toplantının zamanında başlatılması ve bitirilmesi eğitim ekibi adına olumlu puandır ve katılımcıların, ekibin ve kurumun disiplin ve uygulamalarına saygı duymasını sağlar. Toplantıyı düzenleyen merkez ekip, her günün sonunda bir  araya gelerek  o  günü  değerlendirmelidir. Daha  sonra  ertesi  günün  programı  ve  görev dağılımı yeniden gözden geçirilmelidir. Toplantı salonundan sorumlu kişi toplantı salonunu her gün toplantıya hazır hale getirmelidir.

IX.   TOPLANTININ BİTİRİLMESİ Genel değerlendirme:
Toplantı  bitiminde  Toplantı  Genel  Değerlendirme  Formu  katılımcılara  doldurtulur.
Kapanış konuşmaları ile toplantı bitirilir. Toplantının planlanan saatte başlatılıp bitirilmesi olumlu puandır.
X.   KATILIM BELGESİ VEYA SERTİFİKA VERİLMESİ

Toplantıya katılanlara katılım belgesi veya sertifika verilmesi iki yönden yararlıdır. Birincisi eğer bu toplantı bir eğitim toplantısı ise, adı geçen eğitim çalışmasına katıldığını belgeler. İkinci yararı ise katılımcının ödüllendirilmesidir. Böylece katılımcı toplantıdan somut bir belge ile ayrılmış olacaktır.

XI.   TOPLANTI RAPORU

A.  Toplantının Tanıtımı:
Toplantının adı, Toplantının amacı, Toplantının tarihi, Toplantının yeri, Toplantı programı ve Katılımcılar belirtilmelidir. Bu bölüm en fazla iki paragraf olmalıdır.

B.  Açılış Konuşmaları Ve Sunumlar:
Bu   bölümde   her   açılış   konuşması   en   çok   üç   cümleden   oluşan   birer   paragrafta özetlenmelidir. Tam konuşma metni ek olarak verilebilir.

C.  Grup Çalışmaları:
Grup çalışmalarının genel amaçları oluşturulma yöntemleri ve grup sayısı, grupların çalışma konuları yer almalıdır. Sunumlar birkaç cümle ile özetlenmelidir.

D.  Genel Tartışma:
Bu bölümde tüm katılımcıların hazır bulunduğu bir genel tartışmanın yapıldığı bu arada not alınan sorular, öneriler, eleştiri ve katkılar belirtilmelidir.

E.  Sonuç:
Bu bölümde en çok on cümle ile toplantı sonucunda elde edilen çıktılar ortaya çıkan sorunlar, ileride bu konuda gerçekleştirilecek aktivitelerin uygulama planı ve takvimi ile bu konuda öneriler belirtilmelidir.

Dr. Gülay Öztürk-Tıp Doktoru

KAYNAKÇA:

-Yüksel Özden,Öğrenme ve öğretme.1.bs.Ankara:Pegem Yayınları,2000
-Dr.Ramazan Yıldırım,Yaratıcılık ve Yenilik.1.bs.İstanbul:Sistem Yayınları,1998
-Yüksel Özden,Eğitimde Yeni Değerler.1.bs.Ankara:Pegem Yayınları,2000
-Toplantı Hazırlama Rehberi.1.bs.Ankara:Sağlık Projesi Genel Koordinatörlüğü
-Greta K,Nagel,Öğrenmenin taosu.1.bs.İstanbul:beyaz Yayınları,1999

SUNUŞ TEKNİKLERİ

Yapılan son araştırmalar, grup karşısında konuşmanın pek çok kişi için korkulu rüya olduğunu ortaya çıkarmıştır. Eğer olağanüstü bir kişi değilseniz, grup karşısında konuşmaya kalkıştığınız zaman dizlerinizin titrediğini, sesinizin çatallaştığını, başınızın ağrımaya başladığını görürsünüz. Gözleriniz kontrolünüzün dışında açılıp kapanır ve hiçbir neden olmadığı hâlde belleğiniz sizi terk eder; söylemek istediklerinizi bir türlü hatırlayamazsınız. Konuşma korkusunun çok yaygın olmasına karşın; toplumun kişilerde en çok takdir ettiği yeteneklerden biri, bireylerin grup karşısında etkili ve güzel konuşmasıdır. Uzmanlar, konuşmayı sadece bir yetenek değil; aynı zamanda, beceri olarak ele almakta, bu gücün eğitimle geliştirilebileceğini vurgulamaktadır.

Bu  durumda,  konuşmanın  tanrı  vergisi  olduğu  görüşünü  bir  yana  bırakarak,  burada anlatılan ilkelere bağlı kalarak, bu becerinizi geliştirmeye çalışabilirsiniz. Bu metnin hazırlanmasındaki temel amaç da bu düşünceden yola çıkarak, grup karşısında konuşma ya da sunuş yapma durumunda önemli olan noktaları vurgulamaktır.

I. SUNUŞ TEKNİKLERİ A. KONU SEÇİMİ
Öncelikle sunuş yapılmadan önce bir konu saptanması gerekmektedir.
1.   Konu seçilirken dikkat edilmesi gereken hususlar:

a. Bu konu hakkında bazı bilgilere sahip miyim ve daha fazla bilgi elde edebilir miyim?
b. Seçtiğim bu konuya ilgi duyuyor muyum? Eğer seçtiğiniz konuya ilgi duymuyorsanız, hazırlığınız can sıkıcı bir hâle gelecek ve dinleyicilerinizin ilgisini çekmede zorlukla karşılaşacaksınız demektir.
c. Konu dinleyiciler için uygun mudur? Konu onların kavrama düzeylerine uygun mudur?
Konu dinleyicilerin ilgisini çekecek mi?
d. Konu saptanan süre içinde tartışılabilir mi? Pek çok  konuşmacı için büyük sorun, konunun sınırlarının saptanmasıdır. Bu sorun nedeniyle konuşmacılar genellikle şu iki işten birini yapma durumuyla karşı karşıya kalırlar: Ya konuyu konuşma sürecince uygun biçimde kapsayamazlar ya da uzun uzun konuşmaya baş vururlar her iki sonuçta kötüdür.

2. Konuyu sınırlandırma :

Bazı konular o kadar karmaşık ve geniştir ki saptanmış bir süre içinde gereğince konuyu aktaramazsınız.

Örneğin, on dakika içerisinde “Avrupa Birliği”ni anlatmanız mümkün değildir fakat bunun yanında  verilen  bu  süre  içinde  “Avrupa  Birliği’nin  Kurumsal  Yapısı”nı  özetle açıklayabilirsiniz. Konuşmacılar genellikle aşırı derecede kapsamlı konularla uğraşmak zorundadır. Çok kapsamlı, genel bir konuyu kendi ilgilerinize niteliklerinize, dinleyicilerinizin gereksinimi ve isteklerine, size ayrılan süreye uygun olarak sınırlandırabilirsiniz.

B. AMAÇLAR

Konuşmanız için  bir tema belirlemek söz seçmek gibidir. Ne söylemek istediğinizi dahi belirlemeden önce “Neden konuşuyorum?” sorusunu kendinize sormalısınız.
Başarmak istediğiniz nedir?
Dinleyicilerimde ne gibi tepkilerin doğmasını bekliyorum?
Dinleyicilerin bazı şeyleri öğrenmesi ve kavranması isteniyorsa konuşmacının amacı bilgilendirme ve öğretme olmalıdır. Dinleyicileri bir konuya yönlendirme ve ilgi uyandırılması isteniyorsa amaç harekete geçirme , güdüleme ve teşvik etmek olmalıdır. Eğer dinleyicilerin inançlarında tutum ve davranışlarında  değişiklik  yapılmak  isteniyorsa  amaç  ikna  ve  inandırma  olmalıdır. Dinleyicilerin bir konu hakkındaki olasılıkları, uygun ve doğru fikirler verilmek   isteniyorsa amaç keşfetmek ve tanışmak olmalıdır.

C. SUNUŞUN HAZIRLIK AŞAMASI

1. Sunuş Slaytlarının Hazırlanması

Sunuş slaytları hazırlamada şu hususlara dikkat edilmelidir:

a.   Her slaytta bir kavram anlatmaya çalışın.
b.   Her slaytta en çok 25-30 sözcük bulundurun.
c.   Her satırda en çok 6-8 sözcük bulundurun.
d.   Her yansıda en çok 8-10 satır olmasına dikkat edin.
e.   Vurgu için harf büyüklüğünde ve renginde değişiklik yapın.

1.   Zamanında toplantı yerinde olun ve zamanında başlayın.
2.   Sunuşta kullanacağınız aletlerin kuruluşunu kendiniz yapın, kuruluşu başkası yapıyorsa bile sunuş öncesi mutlaka bir deneme yapın.
3.   Konuşmanızı / sunuşunuzu taslak halinde bir kağıda yazın.
4.   Orada bulunan insanları / dinleyicileri iyi analiz edin.
5.   Dinleyicilerin seviyesi ne ?
6.   Dinleyici ne bilmeli ?
7.   Dinleyici ne bilmek istiyor ? ( Dinleyicilerin beklentilerini karşılayacak noktaları vurgulayın)

C. SUNUŞUN YAPILMASI

Bir konuşmacının etkili bir sunuş yapması ve herhangi bir grup karşısında dinlenmesini sağlamak  için  üzerinde  durması  gereken  bazı  önemli  hususlar  vardır.  Konu  seçimi  ve amacımızı belirledikten sonra sunuş sırasında dikkat edilmesi gereken noktaları da şu şekilde özetleyebiliriz.

1.   Zamanında toplantı yerinde olun
2.   Sunuşunuzu mümkün olduğunca oturmadan yapın.
3.   Konuyu düzenli ve sıralı anlatın.
4.   Mutlaka ara verin.
5.   Konuyu özetleyin.
6.   Yüz ifadenizi, göz temasını, mimikleri kullanın ve gergin tavırlardan kaçının.
7.   Dinleyicilere tepki vererek ve dinleyicilerle etkileşime girerek, onları konuşmaya katın.
8.   Görsel malzemeler kullanın, dinleyicilerin deneyimlerini kullanın .
9.   Heyecan, samimiyet ve canlılık katın.
10. Yavaş ve açık konuşun.
11. Sunuşun interaktif olmasını sağlayın.
12. Göz temasını iyi kullanın.
13. Dinleyicilerinize karşı gerçek bir ilgi gösterin.
14. Arkadaşça davranın.
15. Dinleyicilerinizle ortak olan özelliklerinizi vurgulayın. (Yaş, rütbe, tecrübe)
16. Açık kalpli olun.
17. Dinleyici grubuna ve konuya uygun gülmece türlerinden yararlanın.
18. Dinleyicilerin saygı  gösterdiği kişilerden örnekler verin.
19. Söylediklerinizi çürüten el, kol, yüz hareketlerinden kaçının.
20. Konu hakkında bilgi sahibi olduğunuzu gösterin.
21. Konuşmanızın başlangıcında, ulaşacağınız sonucu belirtmekten kaçının. Bunun yerine önce sizin ve dinleyicilerinizin fikir birliği içinde olduğu olguları belirtin ve bu olgular üzerine ulaşacağınız sonucu inşa edin.
22. Kendiniz olun.
23. Sunuşunuzu / konuşmanızı hafızanızdan yapmayın.
24. Heyecanlı olsanız da göstermemeye gayret edin.
25. Mutlaka anlaşılabilir bir dil kullanın.
26. Terminolojik kelimeleri az kulanı
27. Dikkatleri sürekli olarak üstünüzde tutmaya çalışın
28. Kibirli davranmayın
29. Gerçek ilgi gösterin
30. Açık yürekli ve arkadaşça davranın
31. Ortak özelliklerinizi vurgulayın

D. SUNUŞ PERFORMANSI

1.   Sunuşunuza “bayanlar ve baylar” , “burada size … anlatmak için bulunuyorum” gibi alışılmış bir şekilde BAŞLAMAYIN.
2.   Sunuşunuzu / konuşmanızı kötü hazırladığınız için özür dilemeyin.
3.   Sistemli bir şekilde anlatın.
4.   Aralardan sonra özetleyin.
5.   Örnekler vererek ve konu ile ilgili karşıt görüşlere de yer vererek sunuşunuzu renklendirin.
6.   Bilmediğiniz konu hakkında konuşmayın.

E. BİLGİ KAYNAKLARI

Bir sunuşu hazırlarken ve sunarken çeşitli bilgi kaynaklarından faydalanabiliriz. Bunlar:

1.   Eğitim sonucu kazandığınız bilgiler
2.   Kendi tecrübeleriniz
3.   Meslektaşlarınızın ve arkadaşlarınızın tecrübeleri
4.   Basın – medya
5.   Yayınlar

A z m i E K M E N – A B U z m a n Y a r d ı m c ı s ı
K A Y N A K Ç A

1. YARALIOĞLU, Dr. Osman, Etkili Sunu – MESS Eğitim Vakfı Yayınları
2. COLLINS, Jhon, Başarılı Sunum – Doğan Yayıncılık

Kaynak

Yorumlar kapalı.